谈判时的微信承诺截图、盖章合同的扫描件、客户发来的资质文件——这些关键材料多半躺在销售个人电脑和手机里。人一离职、电脑一坏，公司对这笔业务的证据链就断了。附件归档，该立规矩了。
一、先分清哪些材料必须进系统
- 合同与订单扫描件：履约和回款纠纷时的第一证据
- 客户授权与资质文件：合作合规性的底档
- 关键承诺的聊天记录截图：口头约定的书面化
- 验收单与售后凭证：服务质量的留痕
- 重要会议纪要：决策过程的还原依据
其余日常往来不必件件入库，否则档案会变成垃圾场。归档的目的不是收集一切，而是在需要时一定找得到。
二、命名规范：三年后还能一眼找到
举例说，统一成「客户简称_材料类型_日期」的格式，比如「华东机械_合同_20261005」。禁止「新建文档」「微信图片_2026100」这类名字——三个月后没人知道那是什么。命名规范一页纸贴在墙上即可，贵在全员执行。
三、挂到客户和商机上，而不是文件夹里
附件的价值在于随手可查。上传时挂到对应客户档案与商机阶段，销售推进时、交接时、复盘时都能就地调出；比存共享盘再发链接的方式可靠得多，材料和业务永远对得上。
四、权限与留存
合同与报价类附件按数据权限控制可见范围，敏感材料仅限相关人与管理层；留存年限按法务要求设定，到期转归档不删除。离职交接清单里，附件完整性要列为必查项——查的不是销售，是公司的证据链。
这套规范不需要复杂工具，一套支持客户档案附件、权限控制和日志留痕的轻量级 CRM 就能落地。9527CRM 的客户档案支持附件挂载与权限分级，把散落各处的证据链收回到公司手里。
