周五下班前，老客户的采购发来一张截图，是三个月前你发的报价单，附一句「就按这个价，下周签合同」。原材料这三个月涨了一轮，按旧价做，这单基本白干；不接，客户觉得你不讲信用。这种场面，多数公司一年要遇上好几次。
旧报价为什么会变成一道难题
报价单发出去的时候，没人想过它会在三个月后被翻出来。销售当时为了让客户安心，口头说过「这个价我给你留着」；客户记的是这句话，不是报价单上的日期。等真到了签合同，销售可能已经换了人，档案里只有一份文件，谁也不知道当时为什么报这个价、包含了哪些条件。
更麻烦的是，报价单往往只写了单价和小计，没写有效期、没写版本、没写适用范围。客户拿的是含运费不含税的版本，你以为是含税到门价，两边都没撒谎，只是看的不是同一页纸。
三件事写进报价单，后面就不用吵
报价单不需要写得多复杂，但有三行字不能省。
- 有效期写到具体日期，例如本报价自签发日起 30 天内有效，不要只写长期有效；
- 版本号和适用范围，例如 V2.0，适用于 A 型号 500 件以上订单，改一次升一版；
- 超期后的处理方式，写清是重新核价、按新价执行，还是可以申请部分锁价。
这三行字的作用不是防客户，是给双方一个可以回头的台阶。客户真在有效期内下单，你按价执行，信用就攒下来了；超期了，你也有依据重新谈，而不是靠一句成本涨了去解释。
系统里怎么管：把有效期变成可查字段
报价单如果只存在销售的个人电脑里，有效期就只是一句口号。把报价挂到客户档案下，录三个字段：签发日期、有效期截止日、版本号。到期前一周自动提醒销售，提醒他跟客户确认一次；客户确认后，要么续期，要么出新的版本，历史版本全部留档。
这样做还有一个好处：客户下次再拿旧报价来，你打开档案就能看到当时的条件、当时的成本、当时的审批记录，谈起来有理有据，不会变成两边各说各话。
超期的客户怎么接回来
先别急着说涨价。先问一句：这三个月，项目的范围、数量、交付时间有没有变。很多时候客户的需求已经变了，只是他自己没意识到。范围变了，价格自然要重新算，这时候谈价格是顺理成章的。
如果范围没变，可以给一个折中方案：锁一部分量按旧价，新增部分按现价；或者旧价维持但付款条件调整。关键是让客户感觉到你在帮他想办法，而不是拿一张纸压他。
报价的有效期，说到底是在管理预期。9527CRM 里把报价单挂在客户档案下，签发日、有效期、版本都留痕，到期自动提醒，销售换人也不至于把上一轮的承诺弄丢。
