老客户在微信里发一句，就按上次的来，二十台，下周要。销售安排发货，月底对账时客户说，我要的是含运费的价格，数量也只确认了十八台。没有一张双方确认过的单子，这两处差额只能自己吞下去，销售还得回去跟主管解释为什么单子做亏了。
一、口头下单会在三个地方断掉
一是规格，型号后面差一个字母就是另一种配置，客户说的和销售记的往往不是同一款。二是价格口径，含税还是不含税、含运费还是不含运费、有没有安装调试，任何一项没说清都会被客户按对自己有利的方式理解。三是数量与交期，客户说的是意向数量，销售按整数备了货，多出来的部分压在仓库里。
二、一张订单确认单要写清八项
- 客户主体与收货人：签约公司、收货单位、收货人电话，三者可能不是同一个。
- 品名与规格型号：写全型号，不用简称，附配置清单。
- 数量与单位：写清台、套、件，配件单列。
- 单价与税：注明含税或不含税、税率、是否含运费与安装。
- 交期与交付方式：写明发货日期、送货上门还是客户自提。
- 付款方式与节点：预付比例、到货付款、验收付款的时间点。
- 变更与取消条款：多少天前可改，改单如何计价。
- 确认方式：盖章、电子签，或在指定聊天窗口回复确认。
三、回签怎么做才算数
客户不一定愿意为一张小单盖章。可行的做法是把确认单转成图片发给对方，请对方在微信里回一句确认，把回复截图、发送时间和发送人一起存进订单附件；金额较大的订单仍要走盖章或电子签。关键不是形式多正式，而是有一份双方都认过的文字，事后不用靠回忆。
四、举例说，一张单子能差出多少钱
假设二十台设备，不含税单价三千八百元，税率一成三，运费八百元，安装调试一千二百元。销售按不含税单价报价，二十台合计七万六千元；客户把三千八百元理解成含税单价，同样二十台只认七万六千元含税，两边差出九千八百八十元税额（七万六千元乘一成三）。再加运费八百元和安装一千二百元的口径差，总额相差一万一千八百八十元，占订单金额约一成五。一张确认单写清三行字，这笔钱就不会丢。
五、变更要在原单上留痕
加单、减单、改交期都走变更单，不覆盖原单。变更单只写差异项：原数量、新数量、差价、新交期、生效时间，双方确认后挂在同一订单下。这样月底对账时，客户看到的是一条完整的变更链，而不是销售嘴里的一句当时说好了。
六、把回签嵌进流程
- 未回签的订单不进备货与发货队列，系统里单独标出。
- 回签时间、确认人、确认方式写成字段，谁都能查。
- 超过一天未回签自动提醒销售，超过三天升级到主管。
- 每月抽查十张订单，看确认单、变更单、发货单三单是否一致。
这套确认与回签的做法，用 9527CRM 这类轻量级 CRM 的订单台账、附件与审批流就能落地：确认单作为附件挂在客户档案下，回签时间与变更记录写进字段，未回签的订单在列表里单独筛出；由于支持私有化部署，客户名单、成交价格与订单往来记录都存在企业自己的服务器上，不经过第三方 SaaS，价格体系不外流，管理者要的是可控，不只是一套工具。
